Projekte digital & smart managen: Mit Project von Microsoft
Microsoft Project ist eine Projektmanagementsoftware von der Marke Microsoft. Die Software wird zur Planung, Steuerung sowie Beaufsichtigung von Projekten eingesetzt. Microsoft Project ist ein gewaltiges Tool – das aber nicht immer einfach zu betätigen ist. Im folgenden Beitrag werden wir uns einige der bedeutendsten Features ansehen und erläutern, wie sie genutzt werden können.
Microsoft Project wurde zunächst für die Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung großer Bauprojekte entwickelt. In der Zwischenzeit wird es aber in nahezu allen Sparten eingesetzt, in denen Projekte geplant, durchgeführt sowie kontrolliert werden. Die Software ist in etlichen Unternehmen Standard und wird von Projektleitern auf der ganzen Welt verwendet. Microsoft Project hilft bei der Konzeption von Projekten sowie der Zusammenarbeit von quasi jedem Ort der Welt aus. Es wird benutzt von Projektleitern, allen Teilnehmern von Projektteams sowie Entscheidungsträgern wie Geschäftsführern, Teamleitern, usw.
Die Software-Lösung Microsoft Project ist dafür geschaffen worden, um komplexe Projekte jeglicher Erscheinungsform zu verfolgen sowie stets vorbereitet, gut geordnet und auf dem Laufenden zu sein. Im Gegensatz zu einfachen Projektmanagement-Werkzeugen deckt Project von Microsoft das komplette sogenannte Projekt-Portfolio-Management (PPM) ab – dabei grenzt es ebenso ein Ressourcenmanagement mit ein. Trotz der Komplexität überzeugt die Projektmanagement-Software Microsoft Project simultan durch die Adaptivität und Anpassbarkeit. Der Einsatz eignet sich sowohl in einzelnen, mittelfristigen Projekten als ebenso in langfristigen sowie großen Kampagnen mit etlichen Stakeholdern. Um ebenso agile Herangehensweisen darstellen zu können, sind in Microsoft Project optische Task Bords integriert, welche ein Agieren sowohl nach Kanban, Scrum oder anderen, individuellen Herangehensweisen möglich machen.
Microsoft Project ist Part von Microsoft 365 und als Cloud-Option oder als lokale Lösung verfügbar. Im Vergleich zum kostenfreien „Planner“ – ebenso ein Projektmanagement-Werkzeug aus dem Hause Microsoft – richtet sich MS Project an den Bedürfnissen für komplexe Vorhaben. Die Preise variieren je nach Betriebsart sowie Funktionsvielfalt. Besonderer Pluspunkt von Microsoft Project: Als Teil der Office-Familie lässt es sich übergangslos in bestehende Microsoft-Lösungen integrieren. Darüber hinaus ist eine Integration an Software von Drittanbietern wie ERP-Systemen (SAP, Lotus Domino etc.) möglich.
Welche Features bringt Microsoft Project mit sich?
Microsoft Project ist ein umfangreiches Tool. Die Software bietet eine ganze Reihe von Features, welche es Unternehmen ermöglichen, ihre Projekte mit Erfolg und möglichst fristgerecht zum Abschluss zu bringen und bei der Umsetzung alles Nötige im Auge zu behalten: Wird der Zeitplan eingehalten? Müssen wir Werkstoffe nachbestellen? Brauchen wir vielmehr personelle Mittel? Für maximale Produktivität sorgen beispielsweise eingebaute Vorlagen und ein geräteübergreifender Zugriff sowohl für Projektmanager als auch für alle weiteren Team-Mitglieder.
Dies sind die Hauptfeatures von Microsoft Project:
- Umfassende Anfertigung von Projektplänen mit unterschiedlichen Arten von Aktivitäten
- Verfolgung von Projekten mit sämtlichen notwendigen Schritten
- Erstellung von Zeitplänen für die Ausführung von Aktivitäten
- Zeiterfassung
- Überwachung von generierten Budget-Plänen für das komplette Projekt und Meilensteine
- Kontrolle plus Überwachung der eingesetzten Ressourcen
Mit Microsoft Project lassen sich inzwischen eigentlich jegliche Projektmanagement-Aufgaben sowie -Prozesse darstellen. Weil: Die Computersoftware ist anpassbar an die jeweiligen Belange des Anwenders. Hier gilt selbstredend: Je besser Microsoft Project für den Kunden individuell angepasst wurde, desto besser kann das Tool auch im Projektmanagement behilflich sein.
Bei welchen Features schwächelt Microsoft Project?
Microsoft Project ist erwiesenermaßen eines der innovativsten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Es liefert eine Vielzahl an Funktionen und ist optimal geeignet für die Administration beachtlicher und komplexer Projekte.
Doch natürlich gibt es ebenso kritische Stimmen, wenn es um Microsoft Project geht. Kritikpunkt Nummer Eins ist häufig der Preis – wogegen alternative Möglichkeiten auf dem Markt beispielsweise die Oracle Primavera Cloud, Asana, monday.com, Trello, Smartsheet, GanttPRO oder aber ClickUp oft sogar nur auf den ersten Blick erschwinglicher scheinen. Jene Tools lassen sich nämlich in der Regel weniger leicht an die persönlichen Erfordernisse anpassen, sodass sich der vermeintlich kostengünstigere Endpreis durch nachträgliche Kosten für erforderliche Individualisierungen wiederum ausgleicht.
Im Direktvergleich zu moderneren (Web-) Services wie Monday oder Trello wirkt Microsoft Project leicht angestaubt – die Bedienerfreundlichkeit ist nach heutigen Faktoren nicht besonders „sexy“.
Ein weiterer Nachteil von Microsoft Project ist, dass es relativ umständlich ist. Es gibt eine hohe Lernkurve, welche mit dem Programm gepaart ist, und selbst erfahrene Anwender haben gelegentlich Probleme, es vollständig zu durchschauen. Darum ist es empfehlenswert, sich einen erfahrenen IT-Anbieter zu suchen, der einem bei der Einarbeitung von MS Project unterstützt, Anwenderschulungen durchführt sowie vielleicht auch permanent als Kontaktperson bei Fragen und Ausbauten fungiert.
Fazit: Microsoft Project ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das Unternehmen bei der Organisation, Durchführung sowie Kontrolle von Projekten unterstützt. In der Tat ist es auch eines der teuersten Projektmanagement-Werkzeuge auf dem Markt. Wenn Sie also erwägen, Microsoft Project zu erwerben, sollten Sie sich vorerst im Klaren darüber sein, ob Sie die zusätzlichen Funktionen wirklich brauchen. Wenn Sie weitere Fragen zu Microsoft Project haben, können Sie uns gerne kontaktieren.
Sofern Sie Bedarf an einer derartigen Weiterbildung haben, melden Sie sich mit Vergnügen bei uns. Wir helfen Firmen sowohl bei der Planung als auch bei der Einarbeitung von Microsoft Project und dienen als Ansprechpartner für zukünftige Vergrößerungen oder Anpassungen.
Des Weiteren sind wir Ihr kompetenter Partner, wenn es um die Einführung von Microsoft Project Server oder Project Online geht – egal, ob on-premise, hybrid oder cloud-basiert: Wir sorgen uns darum, dass MS Project mühelos rund läuft!
Du bist IT-Dienstleister: Du bist an unserem Blogartikel Plus Abo interessiert? Dann freuen wir uns auf Deine Kontaktaufnahme per Mail an ingo.luecker@itleague.de.
